8 PASOS PARA TRIUNFAR EN EL EMAIL

El correo electrónico, contradictoriamente es uno de los peores y a la vez más grandes inventos de todos los tiempos. Tiene el potencial de aumentar tu productividad sin límites, o de ahogarlo en una ola completamente inmanejable, donde vas a sentir la “muerte por correspondencia”.

Algunos empresarios y hombres de negocios famosos, especialmente Tim Ferris de "La semana laboral de cuatro horas", defienden deshacerse completamente del correo electrónico. Sin embargo, aunque esto es posible para aquellos que han logrado obtener su negocio y funcionar de forma autónoma utilizando mano de obra subcontratada, para la mayoría de nosotros, vivir sin correo electrónico no es una posibilidad.

Por tanto, aquí hay 10 tips para hacer tu vida email un poco más fácil.

1. No al spam: No todos los proveedores de correo electrónico se crean iguales. Definitivamente utiliza uno que tenga un excelente filtro de spam para que el correo basura nunca esté delante de tus ojos. Pocas cosas son tan tediosas como buscar entre montañas de basura ese mensaje importante.

2. Trabajo por lotes: Algunos trabajos acumulan gran cantidad de pequeñas tareas que requieren 10-15 segundos de respuesta a mensajes de correo electrónico. Si tienes muchos de estos durante el día, puedes crear una regla o una carpeta para ellos, y verlos todos de una vez. Este tipo de 'dosificación' es particularmente útil cuando se necesita procesar una gran cantidad de pagos, o firmar un montón de peticiones similares a lo largo del día.

3. No “hacer”: . Trata de no mezclar tu correo electrónico con cosas de tu lista "hacer". Si dejas mensajes de correo electrónico con una acción necesaria en tu bandeja de entrada, el resultado final será que la bandeja de entrada será tu sistema " hacer" . En su lugar, has una nota de la acción requerida en un sistema "hacer" externo, ya sea esta una aplicación o simplemente un cuaderno o un post-it, y luego archiva el correo electrónico. De todas maneras tendrás que hacer la tarea, pero al menos estará en una lista legítima en lugar de mantenerse en tu bandeja de entrada llena.

4. Reglas: Si utilizas sitios de compras o te suscribes a listas de correo, te percataras rápidamente que tu bandeja de entrada se inunda con mensajes de varias suscripciones con las que estuviste de acuerdo sin saberlo, así como notificaciones y confirmaciones. Crea “reglas” en tu correo para archivar inmediatamente éstos mensajes en una carpeta correspondiente. Si las reglas parecen un poco complicadas de usar, siempre se puede crear otro correo electrónico para usar exclusivamente con las suscripciones.

5. Preguntas frecuentes: Un método para evitar correos electrónicos con preguntas comunes o repetitivas es agregar una sección de preguntas frecuentes en el sitio de la compañía basado en las cosas que tus clientes preguntan frecuentemente. Incluso si todavía recibes mensajes con las mismas preguntas, en lugar de perder el tiempo en una respuesta, simplemente puedes referir al remitente a tu sitio web. Es probable que te des cuenta que tu bandeja de entrada se vuelve mucho más liviana una vez que tienes una buena sección de preguntas frecuentes en tu sitio web.

6. Para los valientes entre ustedes: ...No tengas miedo de borrar o archivar correos electrónicos. Pregúntate "¿qué es lo peor que puede pasar?" Si la respuesta no es tan mala, simplemente bórralo y sigue adelante. No puedes responder a todo, por lo que escoje los más importantes y respóndelos.

7. Pocas palabras: Una vez que hayas filtrado los mensajes de correo electrónico que has elegido para responder, no eches a perder todo el trabajo que has hecho respondiendo a todo. Limítate a responder cinco frases como máximo, y recuerda que las viñetas son tus amigas. Que tu mensaje sea corto y potente, te sorprenderás de lo claro y seguro que vas a parecer.

8. Hazlo todo: Al igual que con los correos electrónicos de procesamiento por lotes y para hacerlo más eficiente, el proceso completo de tus emails debería ser por lotes. Al abrir la bandeja de entrada, revisa todo hasta que hayas terminado, y esté claro. Hazlo una regla: No dejes atrás ningún correo electrónico. Trabaja con todos ellos!